Inetum accompagne les organisations dans leur transformation digitale dans plus de 19 pays. Face à un volume croissant de prestations intellectuelles et à des processus répartis entre plusieurs outils, le groupe souhaitait structurer et digitaliser la gestion de ses ressources externes afin de gagner en visibilité, en efficacité et en conformité. Cette transformation des Achats s'inscrit dans une trajectoire plus globale de performance.
Un enjeu partagé par de nombreuses grandes entreprises. Lorsqu'elles s'appuient sur un volume important de ressources externes, la gestion des prestataires devient rapidement un angle mort : données dispersées, processus manuels, faible visibilité sur les coûts et les missions en cours. Pour y remédier, les entreprises doivent repenser en profondeur leurs processus et s'appuyer sur des outils digitaux aujourd'hui disponibles pour le faire.
C'est dans ce contexte qu'Inetum a choisi de transformer la gestion de ses ressources externes avec trois objectifs clairs : centraliser, automatiser et fiabiliser ses processus achats.
Retour sur un déploiement progressif et collaboratif, et sur les bénéfices concrets observés par les équipes d'Inetum.
Un projet de transformation de la gestion des ressources externes
Dans le cadre d'une stratégie globale de procurement agile et d'optimisation des coûts, Inetum souhaitait repenser en profondeur la gestion de ses ressources externes par la digitalisation de ces dernières.
L'enjeu était de gagner en visibilité, de fiabiliser les données et de simplifier les processus achats grâce à trois leviers:
centraliser les missions sur une plateforme unique;
automatiser le sourcing et la validation des CRA;
sécuriser la conformité afin de réduire les délais de traitement.
Une mise en œuvre collaborative et un accompagnement continu
Pour mener à bien ce projet, Inetum a choisi de faire confiance à Eleven VMS et à son expertise du déploiement VMS en environnement complexe. La mise en œuvre a reposé sur une collaboration étroite entre les deux équipes, avec une approche progressive mêlant cadrage, déploiement opérationnel et accompagnement au changement.
La phase de mise en place de la solution a commencé par la validation des spécifications. Cette étape a permis de cadrer les besoins fonctionnels et techniques, ainsi que de garantir l’adéquation du VMS avec les processus internes d’Inetum.
Elle s'est ensuite déroulée en plusieurs étapes pour structurer le projet de façon efficace .
La collecte et la fiabilisation des données ont d'abord posé les fondations : nettoyage des bases existantes, suppression des doublons et intégration des informations fournisseurs.
L'onboarding des fournisseurs a suivi naturellement, avec la création des comptes et leur rattachement aux entités Inetum. Le paramétrage des workflows a ensuite intégré les règles de facturation, notamment l'exclusion des CRA antérieurs et la gestion des doublons.
Une phase de tests et d'ajustements a permis de vérifier la qualité des données, de finaliser le nettoyage et de mettre en place des custom fields pour le suivi des KPI, le tout rythmé par des points réguliers (weekly et comité de pilotage) pour maintenir l'alignement des équipes et résoudre rapidement les incidents.
L’accompagnement des équipes Eleven VMS tout au long du projet, notamment lors de la transition vers la phase de run, a été à la fois proactif et réactif. Il s’est traduit par un support continu pour résoudre les problèmes d’onboarding et de notifications, ainsi que par des conseils sur l’optimisation des formulaires AO et la mise en avant des fonctionnalités, notamment l’IA Score, afin de favoriser l’adhésion des utilisateurs. Enfin, la mise à disposition de guides utilisateurs et la réalisation de corrections rapides ont permis de fiabiliser la documentation et de sécuriser l’adoption de la solution.
La réussite de ce projet repose avant tout sur une collaboration étroite entre les équipes Inetum et Eleven VMS. En avançant étape par étape, nous avons pu adapter la plateforme aux besoins métiers tout en accompagnant les utilisateurs vers une adoption durable.
Des bénéfices concrets et une trajectoire d’optimisation continue
Dès le déploiement, les bénéfices ont été rapidement perçus par les équipes : une visibilité accrue sur les missions et les coûts grâce aux exports et aux custom fields, ainsi qu’une conformité renforcée et une meilleure sécurisation de la validation des CRA. Le gain de temps est également significatif, porté par l’automatisation des processus et la réduction des échanges manuels, tandis que l’adhésion des équipes est facilitée par la simplicité d’utilisation et un accompagnement pédagogique favorisant l’appropriation.
Et la suite ?
Ce projet constitue une première étape d'une collaboration appelée à s'enrichir.
Les prochaines évolutions du partenariat Inetum x Eleven VMS porteront notamment sur :
l'interfaçage avec SAP afin de fluidifier le cycle Procure-to-Pay;
l'exploitation des données et des KPI pour renforcer le pilotage de la performance et l'anticipation des besoins;
le déploiement de nouvelles optimisations pour accompagner l'évolution de la stratégie achats d'Inetum.
