Comment Groupama Supports & Services utilise la donnée Eleven VMS pour piloter ses achats de prestations intellectuelles ?
Chez Groupama Supports & Services, entité du groupe Groupama, Augustin de Gérard occupe la fonction de Responsable Achats de Prestations Intellectuelles. Fin juin 2026, il a partagé avec Enzo Durrey, Key Account Manager chez Eleven VMS, la façon dont son équipe a transformé sa manière de piloter les achats de prestations intellectuelles grâce à une meilleure utilisation des données issues du VMS. Retour sur une démarche construite pas à pas.
Quel était le point de départ de votre réflexion et quels axes de travail aviez-vous identifié ?
Augustin De Gérard : Le point de départ était un constat plutôt simple, mais assez courant en achats de prestations intellectuelles. D’une part, les équipes opérationnelles, les prescripteurs, recevaient énormément de réponses à leurs appels d’offres, mais assez peu réellement pertinentes par rapport aux besoins. Dans le même temps, certaines compétences, plus rares, restaient difficiles à pourvoir avec les fournisseurs déjà connus. Et en parallèle, ils étaient sollicités directement par les fournisseurs, ajoutant une charge importante au quotidien.
D’autre part, du côté Achats, nous voyions le taux journalier moyen (TJM) augmenter progressivement, avec des grilles tarifaires difficile à faire respecter à cause du recours systématique à la négociation unitaire, mission par mission.
En creusant avec les équipes, nous avons donc déterminé naturellement 5 axes de travail :
La qualité des réponses aux appel d’offres.
La couverture des besoins même en compétences rares.
Les relations commerciales avec les fournisseurs.
La maîtrise du TJM.
Le pilotage économique de la performance Achats.
Sur ce dernier point en particulier nous voulions pouvoir valoriser ce que l'équipe Achats apportait au-delà de la simple négociation de tarifs.
Qu'est-ce qui rendait le pilotage de ces 5 axes stratégique difficile jusque-là ?
A.G. : La donnée existait, mais elle était dispersée. Nous avions nos propres référentiels en interne : l'organisation par entité, les grilles tarifaires, les accords de référencement. Mais ces données n'étaient pas interfacées avec notre VMS. De son côté, l'outil proposait des tableaux de bord standards, et un export de données brut qu’il fallait extraire pour aller plus loin. Nous avions donc deux briques utiles, mais qu'il fallait fusionner pour les rendre exploitables.
Nous ne sommes plus dans une posture réactive mais dans une posture proactive. […] Nous arrivons avec des éléments factuels.
Comment avez-vous construit la démarche avec Eleven VMS ?
A.G. : Nous avons mis en place un export quotidien et automatique des données Eleven VMS, sur une fenêtre glissante de 24 mois : appels d'offres, propositions, missions, comptes-rendus d'activité. En parallèle, on a structuré nos référentiels internes dans des fichiers dédiés, mis à jour à la demande. Tout ça converge dans SharePoint pour la gestion des fichiers, puis dans Power BI, qui nous sert à la fois à préparer la donnée, construire nos axes d'analyse et nos KPI, et enfin bâtir les tableaux de bord. C'est une démarche itérative car le marché bouge et nos besoins de pilotage aussi, donc nous ajustons au fil de l'eau plutôt que de figer un modèle définitif.
Concrètement, à quoi ressemblent ces tableaux de bord aujourd'hui ?
A.G. : Nous avons trois grandes familles. La première, c'est la business review par fournisseur : taux de réponse, respect des grilles tarifaires, conformité des propositions, délais de réponse aux appels d'offres. La deuxième, c'est l'analyse des tendances : évolution du TJM dans le temps, par profil, par direction, avec un vrai pilotage de la masse Achats. Et la troisième, c'est la valorisation de la performance Achats : l'impact réel de notre travail sur les coûts opérationnels, sur les délais de traitement, sur la qualité des prestations.
Qu'est-ce que cela change au quotidien pour votre équipe ?
A.G. : Nous ne sommes plus dans une posture réactive mais dans une posture proactive. Avant, nous découvrions souvent les dérives de TJM ou les problèmes de couverture a posteriori. Aujourd’hui, nous avons une lecture régulière, presque en continu, de ce qui se passe côté fournisseurs et côté besoins. Cela change aussi la nature des échanges avec les Opérationnels : nous arrivons avec des éléments factuels.
Nous continuons d'affiner car c'est un chantier que nous considérons vivant plutôt que terminé : de nouveaux besoins de pilotage apparaissent, de nouvelles questions se posent, et la donnée qu'on a structurée nous permet d'y répondre beaucoup plus vite qu'avant.
Transformer la donnée en levier stratégique
L'expérience de Groupama Supports & Services illustre une réalité partagée par de nombreuses directions achats : disposer de la donnée ne suffit plus. L'enjeu est désormais de la centraliser, la structurer et l'exploiter pour piloter efficacement les prestations intellectuelles, maîtriser les coûts et démontrer la valeur créée par les équipes Achats.
